Monitoring i windykacja należności polegają na zapobieganiu opóźnień w płatnościach i odzyskiwaniu należności przeterminowanych na drodze polubownej, by ograniczyć czas i koszty obsługi należności, jak również sądowej i egzekucyjnej.

Głównym celem monitoringu i windykacji jest poprawa płynności finansowej firmy, skrócenie okresu spływu należności i zmniejszenie kwoty należności nieściągalnych.

Od czego zależy skuteczność windykacji? Od działań podejmowanych na wcześniejszych etapach zarządzania należnościami. Im lepiej opracowana polityka kredytowa firmy, im dokładniejsze procedury weryfikacji kontrahentów, tym łatwiej utrzymać dyscyplinę płatniczą wśród klientów.

Działania te możemy podzielić na kilka etapów:

  • działania prewencyjne poprzedzające podjęcie decyzji o powstaniu wierzytelności,
  • kształtowanie warunków współpracy, podpisywanie umów, finalizowanie sprzedaży,
  • kontrola wierzytelności, monitorowanie należności nieprzeterminowanych.

Główną zasadą zarządzania należnościami jest to, że im krótszy jest czas odzyskiwania należności, tym niższe są koszty ich obsługi. Dlatego tak ważny jest monitoring należności, który pozwala na kontrolę ich spływu i szybką reakcję w przypadku problemów ze strony klientów.

W procesie windykacji wyróżniamy następujące etapy:

  • monitoring należności przeterminowanych,
  • windykacja polubowna,
  • windykacja sądowa,
  • postępowanie egzekucyjne.

Windykacja należności, oprócz tego, że kosztowna, jest również czasochłonna. Według autorów raportu „Doing Business in Poland 2015” proces odzyskiwania należności na drodze sądowej i egzekucyjnej w Polsce trwa średnio 512 dni, obejmuje 33 różne procedury. Koszty postępowania oszacowano na 15,9% wartości przedmiotu sporu. Na tą wartość składają się koszty zastępstwa procesowego, koszty sądowe i koszty postępowania egzekucyjnego.

Działania prewencyjne i windykacja polubowna pozwalają firmie utrzymać płynność finansową bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów, związanych z dochodzeniem należności na drodze sądowej lub egzekucyjnej. Tym bardziej warto zadbać o jakość działań podejmowanych na wczesnych etapach zarządzania należnościami.